WMS Rehberi
Depo Terminolojisi:
Depo Yönetim Sistemi (WMS) Yönetiminde 47 Temel Kavram
Mal kabulden sevkiyata kadar depo operasyonlarında kullanılan temel kavramları sade ve anlaşılır açıklamalarla öğrenin.
Depo operasyonlarında kullanılan dil, süreçlerin doğru anlaşılması ve ekipler arasında etkili iletişim kurulması açısından büyük önem taşır. Mal kabul, put-away, picking, FIFO, FEFO, SKU ve cross-docking gibi kavramlarla sadece lojistik uzmanları karşılaşmaz aynı zamanda depo yöneticilerinin, satın alma ekiplerinin, üretim sorumlularının ve e-ticaret operasyonlarını yönetenlerin de karşısına çıkar. Bu kavramların doğru anlaşılmaması operasyonun her aşamasını olumsuz etkileyebilir.
Bu depo terminolojisi sözlüğünde; gelen ürünün kabul edilmesinden müşteriye sevk edilmesine kadar kullanılan depo ve WMS’in temel terimlerini sade ve anlaşılır açıklamalarla ele alıyoruz.
İçindekiler
1- Depo Yönetiminin Temel Bileşenleri
Ürünlerin veya ham maddelerin belirli koşullar altında kabul edildiği, saklandığı, kontrol edildiği ve sevkiyata hazırlandığı fiziksel alandır.
Ürünlerin depoya girişinden çıkışına kadar geçen süreçte stokların, çalışanların, ekipmanların ve fiziksel alanın planlanması ve kontrol edilmesidir.
Mal kabul, ürün yerleştirme, lokasyon yönetimi, stok takibi, sayım, sipariş toplama ve sevkiyat süreçlerinin yönetilmesini, izlenmesini ve kayıt altına alınmasını sağlayan yazılım sistemidir.
İşletmenin satın alma, satış, muhasebe, üretim, finans ve stok gibi temel süreçlerini tek platformda yöneten sistemdir.
Ürünlerin depodan çıktıktan sonra taşıma ve teslimat süreçlerinin planlanmasını sağlayan yazılımdır.
2- Depoya Mal Giriş Süreçlerinde Kullanılan Terimler
Tedarikçiden veya başka bir depodan gelen ürünlerin teslim alınması, kontrol edilmesi ve sistemde kayıt altına alınması işlemidir.
Bir ürünün depo rampasına ulaşması ile kullanılabilir stok olarak sisteme alınması arasında geçen süredir. Bu süre uzunsa mal kabul, kalite kontrol veya ürün yerleştirme sürecinde darboğaz bulunduğunu gösterebilir.
Tedarikçinin hazırladığı ürünler yola çıktığında alıcıya veya depoya gönderdiği elektronik ön bilgi belgesidir. Belgenin içinde ürün kodu, miktar, koli veya palet sayısı, tahmini varış zamanı ve taşıma bilgileri bulunabilir.
Depoya gelen ürünlerin belirlenen kalite, miktar, ambalaj ve teknik kriterlere uygun olup olmadığının incelenmesidir. Kontrol sonucunda ürünler kabul edilebilir, karantina lokasyonuna alınabilir veya tedarikçiye iade edilebilir.
Kalite kontrolü henüz tamamlanmamış, hasarlı olduğu düşünülen veya kullanımı geçici olarak engellenen ürünlerin bulunduğu stok durumudur. Karantinadaki ürünler fiziksel olarak depoda bulunsa da satış, üretim veya sevkiyat için kullanıma açık değildir.
Ham madde, yarı mamul veya ürünlerin tedarikçiden işletmeye ya da depoya ulaştırılmasını kapsayan giriş lojistiğidir.
3- Ürün Yerleştirme ve Lokasyon Terimleri
Mal kabulü tamamlanan ürünlerin uygun raf veya depo lokasyonlarına taşınması işlemidir. WMS; ürünün boyutuna, ağırlığına, hareket hızına ve saklama koşullarına göre uygun lokasyon önerebilir.
Depo içerisinde ürünlerin yerleştirildiği ve benzersiz bir kodla tanımlanan fiziksel alandır. Bir lokasyon kodunda bölge, koridor, raf, kat ve göz bilgileri bulunabilir. Örneğin A-04-02-03 kodu; A bölgesindeki dördüncü koridorun, ikinci rafındaki üçüncü gözü göstermektedir.
Depodaki tüm rafların, gözlerin, toplama alanlarının ve geçici bekleme noktalarının sistematik biçimde kodlanmasıdır. Doğru depo adresleme sistemi, ürünlerin daha kolay bulunmasını ve hatalı yerleştirmelerin azaltılmasını sağlar.
Ürünlerin hareket sıklığı, boyutu, ağırlığı ve siparişlerde birlikte bulunma oranı gibi bilgiler kullanılarak en uygun depo lokasyonlarına yerleştirilmesidir.
Toplama lokasyonundaki stok azaldığında, rezerv stok alanından bu lokasyona ürün aktarılması işlemidir.
Depoya gelen ürünlerin uzun süre stoklanmadan veya rafa yerleştirilmeden doğrudan sevkiyat alanına yönlendirilmesidir. Çapraz sevkiyat genellikle hızlı hareket eden, önceden sipariş edilmiş veya kısa raf ömrüne sahip ürünlerde kullanılmaktadır. Buradaki amaç depolama ve elleçleme ihtiyacını azaltarak ürün akışını hızlandırmaktır.
Mal kabulden lokasyon yönetimine, toplamadan sayıma kadar depo süreçlerini VReposit WMS ile tek akışta yönetin.
4- Stok Yönetiminde Kullanılan Terimler
Ürünlerin ve depo lokasyonlarının hızlı, doğru ve izlenebilir biçimde tanımlanmasını sağlayan, cihazlar tarafından okunabilir kodlama sistemidir.
Stokta takip edilen her farklı ürün veya ürün çeşidine verilen benzersiz koddur. Aynı model ürünün farklı renkleri, bedenleri veya ambalaj seçenekleri ayrı SKU’lar olarak takip edilebilir.
Aynı üretim koşullarında veya aynı üretim döneminde hazırlanan ürün grubuna verilen ayırt edici numaradır. Lot takibi; kalite kontrol, son kullanma tarihi yönetimi ve ürün geri çağırma süreçleri açısından önemlidir.
Her bir ürünü diğerlerinden ayıran benzersiz numaradır. Lot numarası bir ürün grubunu, seri numarası ise tek bir ürünü temsil eder. Seri numarası elektronik, otomotiv, medikal cihaz ve dayanıklı tüketim ürünlerinde yaygın olarak kullanılmaktadır.
Ürünlerin adet, kilogram, metre, litre, koli veya palet gibi hangi birim üzerinden takip edildiğini gösterir.
Belirli bir satış siparişi, üretim emri veya müşteri için ayrılmış stoktur. Ürün fiziksel olarak depoda bulunsa bile başka bir işlem için kullanılamaz.
Talep artışı, tedarik gecikmesi veya beklenmeyen durumlar karşısında ürün tükenmesini önlemek için tutulan ek stoktur.
Uzun süredir hareket görmeyen ve satılma veya kullanılma ihtimali düşük olan stoktur.
Talep edilen ürünün karşılanabilecek miktarda stokta bulunmamasıdır. Stok tükenmesi satış kaybına, üretimin durmasına veya müşteri memnuniyetinin azalmasına neden olabilir.
Sipariş alınmasına rağmen yeterli stok bulunmadığı için hemen karşılanamayan ve ürün temin edilene kadar açık kalan sipariştir.
5- Stok Rotasyon Yöntemleri
Depoya ilk giren ürünün ilk olarak çıkarılması esasına dayanır.
Son kullanma tarihi en yakın olan ürünün önce sevk edilmesini esas alır. Gıda, ilaç, kozmetik ve kimyasal ürünlerde sık kullanılır. FIFO giriş tarihine, FEFO ise ürünün son kullanma tarihine göre çalışır.
Depoya son giren ürünün ilk olarak çıkarılmasıdır. Bozulma riski taşımayan ve üst üste depolanan bazı ürünlerde fiziksel akış yöntemi olarak kullanılabilir. Son kullanma tarihi bulunan ürünlerde genellikle uygun değildir.
6- Sipariş Hazırlama Terimleri
Müşteri siparişinde bulunan ürünlerin depo lokasyonlarından alınarak hazırlama alanına getirilmesidir.
Bir çalışanın aynı anda yalnızca bir siparişi hazırlamasıdır. Sipariş sayısının düşük olduğu veya siparişlerin birbirinden çok farklı ürünler içerdiği operasyonlarda tercih edilebilir.
Birden fazla siparişte bulunan ortak ürünlerin tek seferde toplanmasıdır. Toplanan ürünler daha sonra siparişlere göre ayrılır. Bu yöntem, aynı lokasyona tekrar tekrar gidilmesini azaltabilir.
Ürünlerin özellikleri değiştirilmeden depo içerisinde yüklenmesi, boşaltılması, taşınması, istiflenmesi, ayrıştırılması veya paketlenmesi gibi fiziksel işlemlerin tamamıdır.
Deponun farklı toplama bölgelerine ayrılması ve her çalışanın yalnızca kendi bölgesindeki ürünleri toplamasıdır. Toplanan ürünler daha sonra birleştirilerek sipariş tamamlanır.
Siparişlerin teslimat zamanı, taşıyıcı, rota veya ürün grubu gibi kriterlere göre belirli zaman aralıklarında toplu olarak işleme alınmasıdır.
Toplanan ürünlerin kontrol edilmesi, uygun ambalaja yerleştirilmesi, etiketlenmesi ve sevkiyata hazır hâle getirilmesidir. Paketleme sırasında ürün kodu, miktar, müşteri, taşıyıcı ve teslimat bilgilerinin son kontrolü yapılabilir.
7- Sevkiyat ve Dağıtım Terimleri
Farklı lokasyonlardan veya toplama bölgelerinden gelen ürünlerin tek bir müşteri siparişi veya sevkiyat altında birleştirilmesidir.
Bir arada taşınan yüklerin varış veya dağıtım noktasında müşteri, sipariş, ürün grubu ya da teslimat adresine göre ayrıştırılması işlemidir.
Ürünlerin depodan müşteriye, mağazaya, üretim hattına veya başka bir depoya gönderilmesini kapsayan çıkış lojistiğidir.
8- Sayım ve Performans Kavramları
Depodaki bütün ürünlerin belirli bir tarihte sayılarak sistem kayıtlarıyla karşılaştırılmasıdır.
Bütün depoyu aynı anda saymak yerine belirli ürün veya lokasyonların planlı aralıklarla sayılmasıdır. Böylece stok farkları yıl sonu beklenmeden tespit edilebilir.
Deponun belirli bir süre içinde kabul ettiği, topladığı veya sevk ettiği ürün ya da sipariş miktarıdır.
Bir siparişin veya tedarik talebinin oluşturulması ile ürünün teslim alınması arasında geçen süredir.
9- İade ve Dış Kaynak Kullanımı Terimleri
Ürünlerin müşteriden satıcıya, üreticiye veya depoya geri dönmesiyle başlayan süreçtir. İade kabulü, kalite kontrol, yeniden stoklama, onarım, geri dönüşüm ve imha işlemleri tersine lojistik kapsamında değerlendirilir.
İşletmenin depolama, sipariş hazırlama, taşıma veya dağıtım operasyonlarını uzman bir lojistik hizmet sağlayıcısına devretmesidir. 3PL depolarında farklı müşterilere ait ürünlerin ve operasyon kurallarının birbirinden ayrı yönetilebilmesi gerekir.
Özellikle e-ticarette ürünlerin depolanması, siparişlerin alınması, toplanması, paketlenmesi, kargoya verilmesi ve iadelerin yönetilmesini kapsayan hizmet modelidir.
