WMS Rehberi
Dock-to-Stock Süresi Nedir?
Depodaki Ürünleri Daha Hızlı ve Kullanılabilir Stoğa Dönüştürmenin Yolları
Bir ürünün depoya ulaşmış olması, onun satışa veya sipariş toplamaya hazır olduğu anlamına gelmez. Araç rampaya yanaşmış, ürünler indirilmiş ve fiziksel olarak deponun içinde olabilir ama mal kabul, kalite kontrol, barkodlama ve yerleştirme işlemleri tamamlanmadıysa bu ürünler sistemde hâlâ kullanılabilir stok olarak görünmeyebilir.
İşte ürünün depo kapısından girip kullanılabilir stoğa dönüşmesine kadar geçen bu süre, “dock-to-stock süresi” olarak adlandırılır.
Peki dock-to-stock süresi nasıl hesaplanır, neden önemlidir ve WMS kullanılarak nasıl kısaltılabilir?
Dock-to-Stock Süresi Nedir?
Dock-to-stock süresi, bir sevkiyatın depo mal kabul alanına ulaşmasıyla başlayıp ürünlerin kontrol edilerek uygun lokasyonlara yerleştirilmesi ve sistem üzerinde kullanılabilir stok durumuna getirilmesiyle sona eren süredir.
Dock-to-stock, depo operasyonlarının hızını ölçen önemli bir inbound lojistik KPI’dır. APQC, bu KPI’ı tedarikçi teslimatının alınmasından ürünün stok sistemine kaydedilip yerleştirilmesine kadar geçen ortalama süre olarak tanımlar.
Dock-to-stock süresi için kullanılabilecek Türkçe karşılıklar:
- Rampadan stoğa geçiş süresi
- Mal kabulden stoğa alma süresi
- Mal kabul ve yerleştirme süresi
İçindekiler
Dock-to-Stock Süreci Hangi Aşamalardan Oluşur?
Dock-to-stock süresi yalnızca ürünlerin araçtan indirilmesini kapsamaz. Ürünün fiziksel ve dijital olarak kullanılabilir stoğa dönüşmesi için tamamlanması gereken bütün adımları içerir.
1. Aracın kabul alanına ulaşması
Süre, ölçüm kuralına bağlı olarak aracın depo sahasına girmesi, rampaya yanaşması veya boşaltma işlemiyle başlatılabilir. Burada önemli olan, işletmenin başlangıç noktasını açık biçimde tanımlaması ve bütün sevkiyatlarda aynı yöntemi kullanmasıdır.
2. Boşaltma
Palet, koli veya ürünler araçtan indirilerek mal kabul alanına alınır. Boşaltma süresi; ürün tipine, araç yapısına, palet düzenine ve kullanılan ekipmana göre değişebilir.
3. Sipariş ve belge kontrolü
Teslimat, satın alma siparişi ve irsaliye ile karşılaştırılır. Gelen ürün kodlarının, miktarların ve tedarikçi bilgilerinin doğruluğu kontrol edilir. Belgelerin eksik veya hatalı olması, ürünler fiziksel olarak gelmiş olsa bile mal kabul işleminin tamamlanmasını geciktirebilir.
4. Miktar ve ürün doğrulama
Ürünler barkod okuyucu veya el terminaliyle kontrol edilir. Sipariş edilenden farklı, eksik ya da fazla gelen ürünler belirlenir. Manuel sayım ve veri girişi kullanılan depolarda bu aşama daha uzun sürebilir ve hata riski artabilir.
5. Kalite kontrol
Ürünlerin ambalajı, fiziksel durumu ve belirlenen kalite kriterlerine uygunluğu incelenir. Sektöre bağlı olarak şu kontroller de yapılabilir: numune alma, teknik uygunluk değerlendirmesi, lot ve seri numarası, son kullanma tarihi, sıcaklık ve hasar kontrolü… Kontrolü tamamlanmayan ürünler karantina stoğuna alınabilir.
6. Barkodlama ve etiketleme
Mevcut barkodu olmayan veya işletmenin kendi etiket standardıyla takip edilmesi gereken ürünler etiketlenir. Koli, palet ve lojistik taşıma birimleri için ayrı etiketler hazırlanabilir.
7. Yerleştirme lokasyonunun belirlenmesi
Ürünün hangi bölgeye, koridora, rafa veya göze yerleştirileceği belirlenir. WMS kullanılmayan operasyonlarda bu karar personelin bilgisine ve deneyimine bağlı olabilir. WMS ise ürün özellikleri, lokasyon kapasitesi ve depo kurallarına göre uygun yerleştirme adresi önerebilir.
8. Ürün yerleştirme(Put-away)
Ürünler mal kabul alanından alınarak belirlenen rezerv veya toplama lokasyonlarına taşınır. Barkodla ürün ve lokasyon doğrulaması yapıldıktan sonra yerleştirme tamamlanır.
9. Stoğun kullanılabilir duruma getirilmesi
Ürün, WMS veya ERP üzerinde satış, üretim, ikmal ya da sipariş toplama için kullanılabilir duruma geldiğinde dock-to-stock süresi sona erer. Bu son adım önemlidir. Ürünün rafa bırakılması tek başına yeterli değildir; stok kaydının sistem üzerinde de doğru lokasyon ve miktarla güncellenmiş olması gerekir.
Dock-to-Stock Süresi Nasıl Hesaplanır?
Tek bir sevkiyat için temel hesaplama şöyledir:
Dock-to-stock süresi = Stoğa kullanılabilir olarak alınma zamanı – Sevkiyatın mal kabul başlangıç zamanı
Dock-to-stock süresi: 14.30 – 09.00 = 5 saat 30 dakika’dır.
Belirli bir dönemdeki ortalama süre ise şu şekilde hesaplanabilir:
Ortalama dock-to-stock süresi = Tüm sevkiyatların toplam dock-to-stock süresi ÷ Tamamlanan sevkiyat sayısı
Hesaplama örneği:
Bir hafta içinde tamamlanan 20 sevkiyatın toplam dock-to-stock süresi 160 saat olduğunu düşünelim.
Dock-to-stock süresi: 160 ÷ 20 = 8 saat’tir.
Dock-to-stock süresi hesaplanırken işletmeler arasında farklı başlangıç ve bitiş noktaları kullanılabilir.
Süre; “araç depo sahasına girdiğinde”,”araç rampaya yanaştığında”,”araç kapısı açıldığında”,”ilk ürün boşaltıldığında”,”mal kabul kaydı oluşturulduğunda” anlarından biriyle başlatılabilir:
Süre; “mal kabul tamamlandığında”,”kalite kontrol onayı verildiğinde”,”ürün rafa yerleştirildiğinde”,”lokasyon barkodu doğrulandığında”, “ürün sistemde kullanılabilir hâle geldiğinde” anlarından biriyle bitirilebilir.
Bu anları belirlerken karşılaştırılabilir sonuçlar elde etmek için başlangıç ve bitiş kuralları yazılı hâle getirilmeli ve her teslimatta aynı şekilde uygulanmalıdır. Belirtilen anların belirlenmesinde en kapsamlı yaklaşım, süreyi aracın kabul noktasına ulaşmasından ürünün WMS üzerinde toplanabilir veya kullanılabilir stok durumuna geçmesine kadar ölçmektir.
Dock-to-Stock Süresi Neden Önemlidir?
Stok görünürlüğünü etkiler.
Depoya gelen fakat sisteme alınmayan ürünler, fiziksel stok ile dijital stok arasında geçici fark oluşturur. Satış, üretim veya satın alma ekipleri ürünün geldiğini bilmiyorsa gereksiz sipariş açabilir ya da müşteriye ürünün stokta olmadığı bilgisini verebilir.
Sipariş karşılama hızını belirler.
Ürün fiziksel olarak depoda bulunsa bile kullanılabilir stoğa dönüşmediyse sipariş için ayrılamaz ve toplanamaz. Bu nedenle de uzun dock-to-stock süresi, sipariş hazırlama ve sevkiyat performansını doğrudan etkiler.
Mal kabul alanındaki yoğunluğu gösterir.
Ürünler mal kabul alanında uzun süre beklediğinde yeni gelen araçlar için yeterli boşaltma alanı kalmayabilir. Bu durum rampa yoğunluğuna, araç beklemelerine ve operasyonel dar boğazlara neden olabilir.
İş gücü verimliliğini etkiler.
Belge arama, tekrar sayım, manuel veri girişi ve uygun lokasyon bulma gibi işlemler dock-to-stock süresini uzatır. Aynı ürünün defalarca taşınması da iş gücü ve ekipman kullanımını artırır.
Stok doğruluğuyla ilişkilidir.
Hız kadar doğruluk da önemlidir. Süreyi kısaltmak amacıyla kontrol adımlarının atlanması; yanlış miktar, hatalı lot veya yanlış lokasyon kayıtlarına yol açabilir. Başarılı bir dock-to-stock yönetiminin amacı yalnızca en kısa süreyi elde etmek değil ürünü hızlı ve doğru biçimde kullanılabilir stoğa dönüştürmektir.
İdeal Dock-to-Stock Süresi Ne Kadar Olmalıdır?
APQC’nin farklı sektörlerden 3.560 işletmeyi içeren verisinde medyan dock-to-stock süresi 15 saat olarak gösterilmektedir. Bu değeri doğrudan her depo için ortak hedef olarak belirlemek yanlış bir hamle olur. Karşılaştırma yapılırken benzer sektör, ürün ve operasyon yapıları dikkate alınmalıdır. En doğru yaklaşım, deponun mevcut performansını ölçmek ve teslimat türlerine göre gerçekçi iyileştirme hedefleri belirlemektir.
Dock-to-Stock Süresini Uzatan Nedenler Nelerdir?
- Plansız araç gelişleri
Araçların randevusuz veya aynı saatlerde gelmesi, rampa ve personel kapasitesinin üzerinde yoğunluk oluşturabilir.
- Eksik ya da hatalı belgeler
Satın alma siparişi, irsaliye veya ürün bilgilerindeki eksiklikler mal kabul işleminin beklemeye alınmasına neden olabilir.
- Standart olmayan tedarikçi etiketleri
Barkodların eksik, okunamaz veya yanlış olması ürünlerin yeniden etiketlenmesini gerektirebilir.
- Manuel veri girişi
Ürün, miktar, lot ve seri bilgilerinin elle girilmesi hem süreyi uzatır hem de hata riskini artırır.
- Uzun kalite kontrol süreçleri
Her ürünün aynı kontrol seviyesinden geçirilmesi, düşük riskli teslimatlarda gereksiz bekleme oluşturabilir.
- Uygun lokasyonun önceden belirlenmemesi
Personelin ürün geldikten sonra boş raf aramaya başlaması, yerleştirme süresini uzatır.
- Mal kabul ve yerleştirme ekipleri arasındaki kopukluk
Mal kabul tamamlandığı hâlde yerleştirme görevinin zamanında oluşturulmaması, ürünlerin kabul alanında beklemesine neden olur.
- Yetersiz ekipman veya personel
Yoğun dönemlerde forklift, transpalet, el terminali veya çalışan sayısının yetersiz olması operasyonu yavaşlatabilir.
- ERP ve depo sistemi arasında entegrasyon bulunmaması
Aynı bilgilerin farklı sistemlere tekrar girilmesi hem bekleme süresini hem de kayıt hatalarını artırır.
Dock-to-Stock Süresi Nasıl Azaltılır?
1. Rampa randevu sistemi kullanın.
Tedarikçi ve taşıyıcı teslimatlarını belirli zaman aralıklarını planlanarak araç yoğunluğu, rampa kapasitesi ve personel ihtiyacı önceden yönetilebilir.
3. ASN kullanarak teslimat bilgilerini önceden alın.
ASN (Advanced Shipping Notice), ürünler ulaşmadan önce gönderilen elektronik sevkiyat bildirimidir.
ASN sayesinde depo ekibi,
- Hangi ürünlerin geleceğini görebilir.
- Palet ve koli sayısını öğrenebilir.
- Personel ve ekipman planlayabilir.
- Gerekli kabul alanını hazırlayabilir.
- Satın alma siparişiyle ön eşleştirme yapabilir.
3. Tedarikçi etiket standartları oluşturun.
Tedarikçilerden ürün, koli ve paletlerin belirlenen barkod standardına göre etiketlenmesini isteyin. Okunabilir ve standart etiketler, yeniden etiketleme ihtiyacını azaltır.
4. Barkod ve el terminallerinden yararlanın.
Barkodla ürün, miktar, lot ve lokasyon doğrulaması yapılması manuel veri girişini azaltır. El terminalleriyle gerçekleştirilen işlemler WMS’e anlık olarak aktarılabildiği için personelin sabit bir bilgisayara giderek kayıt tamamlaması gerekmez.
5. Mal kabul kurallarını standartlaştırın
Hangi ürünlerde hangi kontrollerin yapılacağı açıkça tanımlanmalıdır.
Standart bir mal kabul kontrol listesi aşağıdaki bilgileri içerebilir:
- Ürün kodu
- Sipariş miktarı
- Gelen miktar
- Barkod
- Lot veya seri numarası
- Son kullanma tarihi
- Ambalaj durumu
- Hasar bilgisi
- Kabul, karantina veya ret kararı
6. Risk bazlı kalite kontrol uygulayın.
Bütün teslimatları aynı yoğunlukta kontrol etmek yerine; ürün, tedarikçi ve geçmiş performansa göre farklı kontrol seviyeleri belirlenebilir. Sürekli doğru teslimat yapan tedarikçiler için daha hızlı kabul, riskli ürünler için daha ayrıntılı kontrol uygulanabilir.
7. WMS ile yönlendirilmiş yerleştirme kullanın.
WMS, ürün için uygun lokasyonu otomatik olarak belirleyebilir.
Öneri sırasında şu kriterler değerlendirilebilir:
- Ürün boyutu ve ağırlığı
- Lokasyon kapasitesi
- Ürün grubu
- Hareket hızı
- Saklama koşulları
- Mevcut aynı ürün stokları
- FIFO ve FEFO kuralları
- Toplama alanına uzaklık
Yönlendirilmiş put-away, personelin boş ve uygun raf aramak için harcadığı süreyi azaltabilir.
8. Önceden yer ayırın.
Gelecek sevkiyat bilgisi biliniyorsa ürünler ulaşmadan önce geçici veya kalıcı lokasyon ayrılabilir. Bu durumda mal kabul tamamlandıktan sonra ürünün nerede saklanacağına ilişkin karar beklenmez.
9. Görev atamalarını otomatikleştirin.
Mal kabul tamamlandığında WMS’in otomatik olarak yerleştirme görevi oluşturması ve uygun personele yönlendirmesi, işlemler arasındaki bekleme süresini azaltır.
10. Süreci aşamalara ayırarak ölçün.
Yalnızca toplam dock-to-stock süresini ölçmek, gecikmenin hangi adımda oluştuğunu göstermeyebilir. Bu sebeple araç bekleme ve boşaltma, belge kontrol, sayım, kalite kontrol, etiketleme, yerleştirme görevi bekleme, put-away sistem güncelleme süresini ayrı ayrı takip edin. Bu takip gerçek darboğazı tespit etmenizi kolaylaştırır.
WMS Dock-to-Stock Süresini Nasıl İyileştirir?
WMS, mal kabul ile stok yerleştirme arasındaki bilgi ve görev akışını tek sistem üzerinden yönetebilir.
WMS desteğiyle,
- Satın alma siparişleri önceden görüntülenebilir.
- Gelen ürünler barkodla doğrulanabilir.
- Lot, seri numarası ve SKT bilgileri kaydedilebilir.
- Eksik veya fazla teslimatlar belirlenebilir.
- Karantina ve kullanılabilir stok ayrıştırılabilir.
- Uygun lokasyon otomatik olarak önerilebilir.
- Yerleştirme görevleri personele atanabilir.
- Ürün ve lokasyon barkodları eşleştirilebilir.
- Stoklar gerçek zamanlı güncellenebilir.
- İşlem süreleri kullanıcı ve sevkiyat bazında raporlanabilir.
Buradaki kritik nokta, fiziksel ürün hareketiyle sistem kaydının eş zamanlı ilerlemesidir. Ürün rafa yerleştirilirken WMS üzerinde de doğru lokasyona kaydedildiğinde stok daha hızlı görünür ve kullanılabilir hâle gelir.
Dock-to-Stock Performansıyla Birlikte Hangi KPI’lar İzlenmelidir?
Tek başına süreye odaklanmak yanıltıcı olabilir. Hız artarken doğruluk veya kalite düşüyorsa süreç gerçekten iyileşmiş sayılmaz.
Dock-to-stock süresiyle birlikte şu göstergeler takip edilmelidir:
- Mal kabul doğruluk oranı
- Stok doğruluk oranı
- Hasarlı ürün oranı
- Tedarikçi teslimat doğruluğu
- Zamanında teslimat oranı
- Saatte kabul edilen palet veya koli sayısı
- Saatte yerleştirilen ürün satırı
- Karantinada bekleme süresi
- Lokasyon doğruluk oranı
- Ürün başına elleçleme sayısı
- Rampa kullanım oranı
- Personel başına işlem miktarı
Bu KPI’lar birlikte değerlendirildiğinde dock-to-stock performansındaki gelişmenin sürdürülebilir olup olmadığı daha doğru anlaşılır.
Mal kabulden sevkiyata kadar depo operasyonlarınızı tek sistem üzerinden izleyin ve yönetin.
